Wie wir arbeiten

Jeder geschäftliche Auftrag ist anders. Jeder Kunde hat seine eigene Terminplanung und Persönlichkeit. Daher ist auch jedes Projekt eine völlig neue Reise. Um sie richtig anzugehen, arbeiten wir besonders eng mit Ihnen zusammen und befolgen dabei HELDEN’s bewährtes und ausfallsicheres 5-Schritt-Verfahren:

1. Auftrag und Budget

…um Ihren Wunsch klar und deutlich zu verstehen

Zuerst befassen wir uns im Rahmen einer ausführlichen Besprechung mit Ihrem Auftrag. Dabei legen wir gemeinsam die grundlegenden Elemente Ihres Projekts fest: wann, wie lange, wie viele, wie viel, usw. Noch wichtiger ist in diesem Zusammenhang allerdings für uns genau zu verstehen, was Sie für die Teilnehmer und Ihr Unternehmen genau erreichen möchten.

Sobald wir Ihre Ziele und Interessen festgelegt haben, können wir Ihnen die ersten Vorschläge dazu unterbreiten. Um dies anschaulicher zu gestalten, können wir Ihnen Fotos und Clips von Tagungen, Incentives, Konferenzen und Events zeigen, die bereits von uns organisiert wurden.

Vielleicht haben Sie auch Interesse daran, an einem von HELDENs Kennenlern-Ausflügen teilzunehmen, um sich selbst von den zur Verfügung stehenden Alternativen zu überzeugen – und unser Team bei der Arbeit zu beobachten.

2. Konzept und Logistik

… wo wir auf unsere Ideen kommen und die Optionen untereinander abwägen

Und damit sind wir bei unserem stärksten Punkt – dank dem es HELDEN in den letzten Jahren gelungen ist, sich einen Namen in der MICE-Branche zu machen: Originalität. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Wünsche zu verwirklichen und Ihr Budget zu berücksichtigen. Wir verbinden beides optimal, und verleihen Ihrem Projekt überdies das gewisse Etwas, das allen Teilnehmern in bester Erinnerung bleiben wird.

Eine geheime Destination, eine bezaubernde Kulisse, ein exklusiver Veranstaltungsort, ein cleveres Konzept, ein packendes Thema, ein bemerkenswertes Programm. Dank unserer umfassenden Kenntnis Griechenlands, unserer besonderen Kreativität und unserem unternehmerischen Geist haben Sie die Qual der Wahl.

Um Ihnen bei der richtigen Entscheidung zu helfen, wägen wir die einzelnen Optionen in Zusammenhang mit ihren Kosten und ihrem logistischen Aufwand gegeneinander ab. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, nachdem wir stets darum bemüht sind, Ihnen beste Leistungen zu optimalen Preisen zu bieten.

3. Hier unser Plan

… und dann noch Plan B, denn – wie wir alle wissen – kann man niemals wissen

Bis zu diesem Zeitpunkt ist unser Konzept zu einem gut durchdachten Plan herangereift. Sobald wir die Destination vereinbart haben, reservieren wir den Veranstaltungsort und kümmern uns um die beiden grundlegenden Punkte: Essen und Unterkunft. Danach arrangieren wir mit großer Sorgfalt alles Weitere, was für Ihr Projekt erforderlich ist, von wichtigen Punkten bis hin zum kleinsten Detail.

Unser Plan umfasst dabei ausführlich alles, was nötig ist, um den Teilnehmern eine reibungslose, erstklassige Erfahrung zu gewährleisten. Wir sprechen natürlich alle Punkte noch einmal mit Ihnen ab, um sicher zu gehen, dass wir Ihren Wünschen wirklich voll und ganz entsprechen. Und zum Schluss feilen wir noch mal alles perfekt aus und checken es auch mit unseren Mitarbeitern und Lieferanten ab.

Dabei kann es natürlich auch vorkommen, dass nicht alles ganz nach Plan verläuft. Und genau aus diesem Grund arbeiten wir immer auch einen flexiblen Plan B aus, auf den wir im Fall kurfzfruistiger Änderungen zurückgreifen können. Bislang hat das immer geklappt.

4. Der große Moment

… an dem wir es glatt über die Bühne bringen

Auf die Plätze, fertig, los. Unser Team steht in den Startlöchern. Wie am Schnürchen wird die Planung ausgeführt, eventuell neu auftretenden Anforderungen entsprochen und alle praktischen Fragen vor Ort erledigt. Auch wenn dabei etwas Unerwartetes eintreten sollte, veranlassen wir an Ort und Stelle alles Nötige.

Bei allen Entscheidungen sind Ihre Gesellschaft und Ihre Zielsetzungen stets unsere absolute Priorität: Teambildung, optimale Kommunikation zu Ihren Produkten und Dienstleistungen, Verbreitung von Markenbotschaften und Ideen – oder ganz einfach eine nette Zeit miteinander zu verbringen.

So können Sie sich voll und ganz auf den eigentlichen Zweck Ihrer Veranstaltung konzentrieren: Gemeinsam mit Anderen erleben und teilen.

5. Follow-up, Feedback und Push Forward

… damit wir es beim nächsten Mal noch besser machen

Noch ruhen wir uns nicht aus. Stattdessen ermitteln wir die Möglichkeiten, alle Impulse optimal zu nutzen, die diese Veranstaltung Ihnen verliehen hat: Aktualisierung Ihrer Website, Follow-up im Anschluss an die Veranstaltung, Posts in Social Media und Newsfeeds, On- und Offline-Kampagnen und interaktive Kommunikationsmaßnahmen.

Außerdem setzen wir uns zusammen und besprechen, was gut gelaufen ist, wo wir eventuell das Ziel verfehlt haben, und worauf wir bei unseren nächsten Projekten achten sollten. Diese Phase ist für uns besonders wichtig, da sie unsere Erfahrung bereichert und uns dabei hilft, unsere Leistungen fortlaufend zu verbessern.

Außerdem bietet sich dabei ein perfekter Anlass zu einer [vielleicht nicht ganz] ruhigen Feier mit unseren Partnern. Zum Wohl!